Comparativement au mode de prise de rendez‑vous traditionnel, c’est une solution pratique, qui épargne du temps et peut améliorer la satisfaction des patients et des professionnels de la santé. En fait, dès que cette solution est mise en pratique dans un cabinet, les patients et le personnel ne peuvent s’imaginer revenir en arrière.
Tout au long de l’Initiative de prise de rendez-vous électronique, je discute régulièrement avec des participants pour en savoir plus sur les réussites et les apprentissages qui marquent l’adoption de leurs solutions. À ce sujet, voici certains éléments à prendre en considération :
- Ne sous-estimez jamais l'importance d'une bonne planification. Avant de commencer, les cliniciens et le personnel du cabinet ont intérêt à prendre le temps d’examiner les pratiques utilisées habituellement pour la prise de rendez‑vous et à les simplifier de façon à n’obtenir que quelques types de rendez‑vous dont la nature et la durée sont bien définies. Dans la mesure du possible, tentez d’amener tout le personnel (employés de soutien, gestionnaires de la clinique et professionnels de la santé) à participer aux discussions.
- Désignez un champion de la prise de rendez-vous électronique. Confiez à une personne de votre cabinet le soin de mettre en place la prise de rendez-vous électronique. Veillez à ce que les buts et objectifs qu’elle établit soient clairs et qu’elle ait l’occasion de faire périodiquement rapport à l’équipe des progrès qui ont été réalisés. Si une attention particulière est portée au projet, la transition vers la prise de rendez-vous électronique se fera plus facilement.
- Prévoyez assez de temps pour la formation. Demandez au fournisseur s'il offre de la formation et si celle-ci peut avoir lieu à différents moments dans la journée ou peut être suivie de nouveau, au besoin. Certains cliniciens ont dit qu'ils avaient préféré suivre la formation en dehors des heures de bureau; ils étaient alors plus concentrés et s'étaient ainsi familiarisés plus rapidement avec l'utilisation de la solution en milieu de travail.
- Assurez-vous qu'il y a suffisamment de disponibilité pour la prise de rendez-vous en ligne. Les utilisateurs d'expérience ont insisté sur l'importance d'offrir un nombre suffisant de rendez-vous pouvant être pris en ligne. Toutefois, lorsqu'il y avait assez de disponibilité, les patients étaient plus susceptibles de penser qu'ils pouvaient prendre rendez-vous au moment voulu et ne prenaient effectivement rendez-vous qu'en cas de besoin.
- Il est important d’en parler. Une étude sur l’utilisation de la prise de rendez-vous électronique pour les soins de première ligne a révélé que les patients étaient plus susceptibles d’adopter et d’utiliser la solution si le personnel d’accueil du cabinet ou leur propre professionnel de la santé leur en avait déjà parlé. Les dépliants, les mentions sur le site Web et l’installation d’affiches sur les murs du cabinet sont aussi utiles, mais le bouche-à-oreille demeure une méthode éprouvée pour amener les patients à prendre leurs rendez‑vous au moyen de leur ordinateur.
Si vous songez à adopter la prise de rendez-vous électronique ou que vous êtes en train de le faire, visitez les pages de notre site qui y sont consacrées; vous y trouverez des ressources qui vous faciliteront la tâche.
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